该贴士建议你在职业环境允许情况下,模仿教授对待电子邮件矛盾方法。为更好地帮助你,请尝试使用以下三条规则,以区分哪些信息需要回,哪些不需要。
教授电子邮件分类法(如果封电子邮件信息存在以下任何点,请不要回复):
·邮件相当含混或者存在其他问题,很难给个合理回复。
·你对这个问题或者提议不感兴趣。
·如果你回复,不会有好结果;如果你不回复,也不会有坏结果。
建议你在自己信息前加个长点对话体序言。你甚至可以在信息中流程导向部分与对话体开头之间划出分割线,或者把流程导向部分标为“下步工作建议”,这样来,技术流语调就不会显得那突兀。
最后要说是,忍受这些小麻烦是值得。对你收发电子邮件信息里所提出建议多花点心思,可以大大减少电子邮件对你负面影响,保护自己深度工作能力。
贴士3:不要回复
作为名麻省理工毕业生,有机会同知名学者交流。在交流过程中,发现他们许多人都有个关于电子邮件使用方法,这种方法极好,用人也不多:对于收到电子邮件,他们默认反应是不予回复。
慢慢地,理解这种行为背后逻辑:他们认为使用电子邮件时,使收件人相信邮件值得读是发件人责任。如果你邮件不够有说服力并且不能充分降低教授回复邮件所需精力,那你就得不到回复。
关于以上三点,现实中存在大量显而易见例外。比如你收到封来自公司首席执行官邮件,即使内容是关于个你不关心项目,给出信息含混不清,你也得回复。除此类特例之外,采用教授使用这种方法,就要在决定是否点下“回复”键时候更加果决。
例如,下面这封电子邮件,麻省理工名人恐怕很多都不会回复:
教授好。想有机会过来拜访您,讨论下“课题甲”。您有空吗?
回复这条信息需要很多工作(“您有空吗?”太含混,无法马上回答)。另外,这封邮件也没有试图说明这次交流是否值得教授花时间。知道这些标准,们就可以写封更有可能得到教授回复邮件:
教授好。正在与导师“乙教授”开展个与“课题甲”类似项目。请问可以在周四您办公时间最后15分钟拜访您吗?届时可以向您更详细地介绍们进展,并探讨这些是否对您当前项目有所裨益?
这封邮件和第封不同,清楚地说明为什这次会面有价值,也减少收信人答复时所需要付出精力。
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